Dynamische Power BI-rapporten

Power BI-rapporten maken: 6 tips voor dienstverleners met impact

Bepaal je doel en focus

We snappen dat je wellicht zo snel mogelijk aan de slag wil gaan met het maken van een Power BI-rapport. Voordat je begint, is het echter belangrijk je jezelf de vraag te stellen welke specifieke inzichten je wil verkrijgen en wil communiceren. Zorg daarom dat je rapport gericht is op de belangrijkste KPI’s en meetwaarden die belangrijk zijn voor jouw dienstverlening. Met andere woorden: houd je rapport gericht en vermijd overbodige informatie.

Het gebruiken van de juiste visualisaties

Bij de vorige stap heb je bepaald welk doel je hebt en hierdoor weet je dus welke gegevens je wilt presenteren. Op basis van deze gegevens kies je welke visualisaties hier het beste bij passen. Er zijn genoeg mogelijkheden om jouw visualisaties helemaal aan te laten sluiten op de juiste gegevens. Voorbeelden van visualisaties zijn onder andere staafdiagrammen, lijndiagrammen, trechtergrafieken et cetera. Pas de visualisaties waar nodig aan om de gegevens zo effectief mogelijk weer te geven en je boodschap duidelijk naar voren te laten komen.

Maak het interactief voor je klanten en personeel

Het rapport maak je met Power BI, dat verschillende interactieve functies bevat. Maak hier dan ook zeker gebruik van zodat je klanten en personeel de mogelijkheid krijgen om een wisselwerking aan te gaan. Dit kan je in de tool doen door bijvoorbeeld filters, slicers en drill-through-opties toe te voegen. Jouw klanten kunnen hierdoor zelf het rapport verkennen en inzoomen op specifieke gegevens. Deze vorm van interactiviteit zorgt ervoor dat je de betrokkenheid met je klanten verbetert en je ze in staat stelt om zelf dieper in bepaalde gegevens te duiken.

Vertel een verhaal met je gegevens

Gebruik je rapport als verhaalverteller. Als het goed is, heb je bij stap 1 al bedacht met welk doel je het rapport maakt. Organiseer op basis hiervan je gegevens in een logische volgorde. Begin met een overzicht en werk vanuit hier naar iets meer gedetailleerde inzichten. Voeg daarnaast waar nodig tekstuele elementen toe om uitleg te bieden bij bepaalde visualisaties, maar blijf het vooral overzichtelijk houden. Door je rapport als een verhaal te structureren, maak je het begrijpelijk en boeiend voor zowel jezelf als voor je klanten.

Definiëren van gegevensbronnen en entiteiten

Identificeer de specifieke gegevensbronnen en entiteiten binnen AFAS Profit waaruit je gegevens wilt ophalen. Dit kunnen modules zijn zoals medewerkers, klanten, projecten, verlof, financiën en meer. Deze voeg je toe in de tab ‘GetConnectoren’. Ook is het nodig om vast te leggen welke gebruikers toegang hebben tot het systeem. Dit doe je in de sectie ‘Gebruikerstokens’. Je hebt hierbij de keuze tussen een systeemgebruiker of een normale gebruiker. De gebruiker krijgt via de GetConnector alleen de records te zien waar deze rechten toe heeft. Indien je een nieuwe gebruiker wil toevoegen, kan dit gemakkelijk via de knop ‘Nieuw’ en selecteer je de betreffende gebruiker.

Updates en onderhoud

De laatste stap is niet geheel onbelangrijk. Wanneer je jouw effectieve Power BI rapport straks gecreëerd hebt, is het namelijk nodig om regelmatig gegevensupdates uit te voeren. Zorg er daarnaast voor dat de gegevensbronnen op de goede wijze zijn gecongrueerd en dat de rapporten automatisch worden bijgewerkt. Vraag je klanten daarnaast om feedback om het rapport te blijven verbeteren op basis van hun behoeften.

Na het toepassen van deze tips en best practices, ben jij straks in staat om dynamische Power BI-rapporten te creëren die de prestaties van je dienstverlening effectief communiceren. Heb je nog vragen of heb je hulp nodig bij het opzetten van een Power BI platform om vervolgens dynamische rapporten te creëren? Laat het ons vooral weten!