Power BI licenties: De belangrijkste verschillen op een rijtje

In één oogopslag zien hoe jouw organisatie ervoor staat. Iets wat voor iedere organisatie van belang is. Een goed hulpmiddel hiervoor is Microsoft Power BI. Met dit hulpmiddel kan je eenvoudig je data uit al je gebruikte gegevensbronnen analyseren en visualiseren. Maar net als bij veel verschillende software heb je ook bij Power BI verschillende licenties. Wat heb je als organisatie nu precies nodig? Heb je genoeg aan de gratis versie? Wat zijn de kosten van de andere versies? Op deze vragen krijg je in dit blog antwoord. 

De basis: Power BI Free 

We beginnen bij de basis. Stap voor stap. Een vraag die we veel krijgen is of Power BI gratis te gebruiken is. Het antwoord is: het hangt ervan af. Ja, Power BI is gratis als je alleen de Power BI Desktop of het Power BI Free account online gebruikt. Echter zijn er beperkingen bij de gratis versie. De Power BI Desktop is de ontwerptoepassing die je gebruikt om Power BI-rapporten te maken. Je kan het gebruiken om gegevens te laden en visualisaties te maken, maar het is niet echt geschikt voor jouw eindgebruikers. Met alleen de Desktop wordt het lastig om rapporten in uw organisatie te verspreiden. 

Het Power BI Free-abonnement is inderdaad gratis, maar er zijn grenzen aan wat je ermee kan doen. Met Power BI Free kan je rapporten maken en deze uploaden naar je eigen werkruimte. Je kan de Power BI Service gebruiken om met rapporten en dashboards te werken. Bovendien kan je deze rapporten op je mobiele apparaten bekijken. Het nadeel is dat je geen rapporten kunt delen met andere gebruikers en ook niet kunt kijken naar inhoud die met jou is gedeeld. En dit is juist binnen iedere organisatie essentieel. Dit is een belangrijk onderscheid als we het hebben over de prijsstelling van Power BI.  

Een stapje verder: Power BI Pro  

Je weet nu de voor- en nadelen van de gratis versie. Maar wat krijg je als je voor de licenties gaat betalen? Een van de twee betaalde licentieversies is de Power BI Pro licentie. We vallen maar gelijk met de deur in huis. Het grote verschil met de gratis versie is dat je als Pro-gebruiker je rapporten en dashboards kan delen met andere Pro gebruikers. Het komt vaak voor dat deze licentie alleen of in combinatie met een Office 365 pakket wordt aangeschaft. Het is daarom de meest voorkomende versie en zowel geschikt voor kleine als grote organisaties. Per gebruiker betaal je ongeveer €8,40 per maand. 

Als we heel eerlijk zijn hebben de meeste organisaties gewoon een Pro licentie per gebruiker nodig. Daarmee kan je rapporten maken, publiceren, delen en gedeelde rapporten gebruiken, en dat is wat de meeste onze klanten doen. Is dat niet voldoende? Dan kijken we naar een Premium licentie.

Power BI Premium 

Power BI Premium is de “dure” variant van Power BI en geeft toegang tot veel meer mogelijkheden. Er zijn twee varianten van Premium, te weten Premium Capacity en Premium Per User.

Laten we beginnen met Premium Capacity. Deze licentie schaf je aan op organisatieniveau, dus niet per gebruiker. Wat krijg je dan?

Met een Premium Capacity koop je als het ware een stuk eigen capaciteit in de Power BI cloud. Daarmee krijg je de volgende voordelen:

• Read-only gebruikers hoeven géén Pro licentie meer te hebben (dit is economisch interessant vanaf ongeveer 500 gebruikers in je organisatie)
• Je mag de Power BI Report Server gebruiken waarmee je Power BI op je eigen servers kan draaien (als je niet in de cloud kan of wil werken)
• Ondersteuning voor grotere datasets dan 1 GB (de standaardbeperking van een “normale” dataset onder een Pro licentie)
• Je kunt Power BI Paginated Reports gebruiken, waarmee je bijvoorbeeld PDF-rapporten kunt maken én op gegeven tijden kan mailen naar gebruikers
• Power BI Embedded wordt mogelijk om rapporten in eigen applicaties te tonen
• Allerlei mogelijkheden op het gebied van beheer, zoals Lifecycle Management en XMLA-endpoint ondersteuning
• Datasets 48x per dag verversen in plaats van 8x per dag met Pro
• Ondersteuning voor kunstmatige intelligentie, zoals AutoML, Impact Analysis, Cognitive Services

Ondanks dat een Premium Capacity voordelig kan zijn voor organisaties met meer dan 500 gebruikers, is het voor kleinere organisaties een erg dure optie, met een vanafprijs van € 4.200 per maand. Speciaal voor kleinere organisaties die géén 500 gebruikers hebben maar wél de extra functionaliteiten willen gebruiken zoals bijvoorbeeld grotere datasets of Paginated Reports heeft Microsoft de Premium Per User licentie geïntroduceerd.

Voor deze licentie betaal je ongeveer € 17 per maand per gebruiker. Een Pro licentie is dan niet meer nodig (deze is inbegrepen in de € 17). Hiermee krijg je dus alle voordelen van een Premium licentie behalve de gratis read-only gebruikers, Report Server en Power BI Embedded ondersteuning.

Meer weten? 

We hopen dat de verschillen tussen de Power BI licenties iets duidelijker zijn geworden voor je. Wil je nu zelf aan de slag met Power BI of heb je nog vragen? Laat het ons gerust weten. Samen kijken we dan naar wat het beste is voor jouw organisatie. We helpen je graag.