Power BI versus Excel
We durven te wedden dat iedereen bekend is met hét rekenprogramma van Microsoft: Excel. De een gebruikt het voor het bijhouden van de administratie en de ander voor een hardloopschema of moeilijk wiskundige formule. Organisaties werken er ook veel mee. Het komt vaak voor dat Excel de enige tool is die ze gebruiken voor dit soort doeleinden. Echter kennen wij natuurlijk een andere belangrijke BI-tool: Power BI. Beide tools hebben zo hun voor- en nadelen, maar Power BI is in onze ogen een beter alternatief. We leggen je graag uit waarom we dat zo zien, maar vergeten Excel daarbij ook niet te belichten.
Waar Excel juist goed voor kan zijn
De twee programma’s hebben zowel gelijkenissen als unieke verschillen. Ondanks dat onze voorkeur uitgaat naar Power BI, kan Excel namelijk op sommige momenten ook erg handig zijn. Allereerst is Excel beter te gebruiken bij het kunnen invoeren van gegevens, omdat Power BI meer een modelleringstool van data is (read-only). Daarnaast is het aanleren van Excel iets makkelijker doordat gebruikers vaak al jarenlang bekend zijn met het programma. Als het gaat om het weergeven van tabellen, kan Excel ook beter zijn dan Power BI. Het beheren van tabellen is in Power BI iets minder sterk, terwijl het juist weer erg goed werkt voor het grafisch presenteren van gegevens. Verder is Excel eenvoudig te gebruiken voor boekhouding, urenverantwoording, het opstellen van een jaarkalender of bijvoorbeeld je pensioenplanning. Kortom, voor data-invoer is Excel prima geschikt, voor het visualiseren van bestaande data gebruik je Power BI.
Dashboards
Bedrijven gebruiken Excel vaak om dashboards in te maken, maar eigenlijk is Power BI hier een meer geschikte kandidaat voor. De reden hiervoor is dat je in Excel meerdere stappen moet doorlopen en in Power BI gaat er veel automatisch. Als je bijvoorbeeld de gegevens van je Excel-dashboard wil vernieuwen, dien je alle gegevens bij te werken en daarna nog eens alle draaitabellen te vernieuwen. De nadelen hiervan zijn dat je lokale files hebt, je data moet kopiëren en met de hand moet opschonen en dat je de tool gebruikt waarvoor het eigenlijk niet echt bedoeld is. Best veel onnodig werk dus, terwijl in Power BI alle gegevens automatisch up-to-date worden gehouden. Het bespaart je dus veel tijd door aan de slag te gaan met Power BI.
Het delen van je data
Het komt vast vaak voor dat er data moet worden gedeeld tussen collega’s of met het managementteam. Natuurlijk kan je dit via Excel doen. Je verstuurt de nieuwste versie van je rapportage via een e-mail naar je collega’s of je plaatst het op een gedeelde omgeving. Best makkelijk uit te voeren, maar je moet wel steeds vernieuwde versies rondsturen. Wanneer je dit met Power BI doet, kan iedereen naar dezelfde gegevens kijken en komen verouderde versies niet meer voor. Dit komt omdat Power BI vanuit een cloud-omgeving werkt. Het is hierdoor niet meer nodig om iedere week of maand vernieuwde documenten rond te sturen.
Schaalbaarheid
Als je organisatie groeit, groeit je dataset met je mee. Big Data blijft dan ook iets dat steeds meer op de radar van bedrijven komt. Wanneer je met Big Data aan de slag wil, kan dit alleen in Power BI. Excel is namelijk niet gemaakt om met grote datasets te werk te gaan. Bij Excel heb je bijvoorbeeld bij de 32-bits omgeving een limiet van 2GB aan data. Daarentegen heeft Power BI Pro maar liefst een opslaglimiet van 100 GB per werkruimte. Bij het Premium abonnement van Power BI krijg je zelfs een limiet van 100 TB per Premium-capaciteit. Er is daarnaast geen opslaglimiet per gebruiker toegewezen.
Beide tools hebben dus zo hun voordelen. Power BI is naar onze mening geschikter als het gaat om onder andere het maken van dashboards, het delen van data en het gebruik van grote datasets. Het idee dat Power BI beter voor jouw organisatie werkt dan Excel? Of heb je nog vragen over de mogelijkheden? Dan weet je ons te vinden!
