Gegevens ophalen met de AFAS GetConnector: Een krachtige tool voor naadloze gegevensintegratie 

In de huidige datagedreven zakelijke omgeving is het vermogen om gegevens naadloos te integreren en te ontsluiten vanuit verschillende bronnen van cruciaal belang. Om dit op een soepele manier te kunnen doen, zijn er verschillende tools die je hierbij hulp kunnen bieden. Een van die tools is de AFAS GetConnector. Deze tool maakt een soepele gegevensintegratie mogelijk vanuit AFAS Profit, een uitgebreide softwareoplossing voor bedrijfsbeheer. AFAS software zit tegenwoordig in de kern van steeds meer organisaties. Het systeem bevat een grote hoeveelheid data waar je op wil kunnen rapporteren. Om die reden duiken we in dit blog in de werking van de AFAS GetConnector waarbij we de functies en voordelen ervan uitleggen, maar ook het proces van het inladen van gegevens aan bod laten komen.  

Het begrijpen van de AFAS GetConnector

De AFAS GetConnector fungeert als een brug tussen AFAS Profit en externe systemen en vergemakkelijkt het ophalen van gegevens via een gestandaardiseerde interface. Het fungeert als een connector naar de AFAS API en biedt ontwikkelaars een manier om veilig toegang te krijgen tot en gegevens te ontsluiten uit de AFAS Profit-database. Zelf levert AFAS een aantal standaard GetConnectoren en het is daarnaast mogelijk om er zelf een of meerdere aan te maken, waarbij je inlogt met de omgevingssleutel van jezelf of van de klant.  

Belangrijkste functies van de AFAS GetConnector

Het gebruik van een AFAS GetConnector brengt verschillende voordelen met zich mee. Ten eerste maakt het moeiteloze integratie met AFAS Profit mogelijk en zorgt het voor een soepele gegevensstroom tussen systemen. Daarnaast kan je middels de tool real-time gegevens uit AFAS Profit raadplegen, waardoor tijdige en geïnformeerde besluitvorming mogelijk is. Ook behoren de flexibele query-mogelijkheden tot een van de voordelen van de AFAS GetConnector. De GetConnector biedt namelijk een breed scala aan query-opties, zodat je specifieke gegevens kunt ophalen op basis van filters, voorwaarden en parameters. Tot slot voldoet de GetConnector aan robuuste beveiligingsmaatregelen, zodat alleen geautomatiseerde gebruikers toegang hebben tot de gegevens en gevoelige informatie wordt beschermd.  

Werken met de AFAS GetConnector

Nu we weten wat een AFAS GetConnector is en wat de voordelen ervan zijn, bespreken we graag hoe de tool nu precies werkt.  

Configuratie van de GetConnector 

Begin met het installeren en configureren van de GetConnector-software op het systeem. Zorg ervoor dat aan de vereiste afhankelijkheden en voorwaarden is voldaan. Configureer vervolgens de verbindingsinstellingen, waaronder de URL van uw AFAS Profit-omgeving en de authenticatiemethode (bijvoorbeeld API-sleutel of de gebruikersreferenties). Het toevoegen van de GetConnector kan ook handmatig, indien deze al is aangemaakt, via het menu Algemeen in AFAS Profit. Daarna is het nodig om een AppConnector toe te voegen (Menu Algemeen -> Beheer -> AppConnector).  

Weergave in AFAS van de beschikbare GetConnectoren

Definiëren van gegevensbronnen en entiteiten 

Identificeer de specifieke gegevensbronnen en entiteiten binnen AFAS Profit waaruit je gegevens wilt ophalen. Dit kunnen modules zijn zoals medewerkers, klanten, projecten, verlof, financiën en meer. Deze voeg je toe in de tab ‘GetConnectoren’. Ook is het nodig om vast te leggen welke gebruikers toegang hebben tot het systeem. Dit doe je in de sectie ‘Gebruikerstokens’. Je hebt hierbij de keuze tussen een systeemgebruiker of een normale gebruiker. De gebruiker krijgt via de GetConnector alleen de records te zien waar deze rechten toe heeft. Indien je een nieuwe gebruiker wil toevoegen, kan dit gemakkelijk via de knop ‘Nieuw’ en selecteer je de betreffende gebruiker.  

Instellen van query’s en filters 

Na het definiëren van de gegevensbronnen, kan je gebruik maken van de query-mogelijkheden van GetConnector om specifieke filters, voorwaarden en parameters te definiëren om de gegevensextractie te verfijnen. Benut de kracht van geavanceerde query-functies, zoals sorteren, groeperen en aggregaties, om uw gegevens ophaalproces nauwkeurig af te stemmen. 

Uitvoeren van gegevensontsluiting 

Eerder in dit blog hebben we het gehad over de voordelen van een GetConnector. Naast deze voordelen, heeft de tool ook een beperking. Dat heeft te maken met de ‘take’, dat aangeeft hoeveel regels (cellen) data je tegelijkertijd op kan halen. Het kan zijn dat de ene connector negen regels heeft, maar dat de ander er meer dan 200.000 heeft. De beperking zit hem in het feit dat AFAS een limiet op hun GetConnector heeft zitten van het ophalen van maximaal 150.000 cellen. Als je er meer wil ophalen, loopt de GetConnector vast. Om die reden heb je een datawarehouse nodig die dit eenvoudig voor je op kan lossen. Ook kan je in Azure Data Factory eenvoudig subsets van de data ophalen als je over het limiet dreigt te gaan. Dit heet ook wel pagination. In AFAS kan je dit doen met ‘skip and take’. Je neemt bijvoorbeeld pagina’s van 5000 regels. Eerst de regels van 0 tot 5000, daarna van 5001 tot 10.000, van 10.001 tot 15.000 etc.  

Als je de eerste 5000 regels hebt gehad, doe je vervolgens een nieuwe aanroep naar AFAS in de GetConnector. Je wil dan wel dat de regels weer op dezelfde volgorde staan. Anders weet je namelijk niet of je die regel al hebt gehad of niet. Dit kan door de key kolommen (de kolommen die de regel uniek maken) in een bepaalde volgorde op te halen.  

Gegevenstransformatie en -voorbereiding 

Zodra de gegevens zijn ontsloten, voer je eventuele vereiste transformaties, formattering en aggregaties uit om ervoor te zorgen dat de gegevens geschikt zijn voor analyse- en rapportagedoeleinden. Pas indien nodig bedrijfsregels en berekeningen toe om waardevolle inzichten uit de ontsloten gegevens te halen.  

Integratie met Power BI 

Wanneer de gegevens goed zijn ingeladen en alles gecontroleerd is, is het tijd om de gegevens te integreren met Power BI. Hoe dit gaat, lees je in ons volgende blog! 

Hopelijk weet je nu dat AFAS GetConnector een essentiële rol speelt bij het stroomlijnen van gegevensintegratie door een moeiteloze gegevensuitwisseling met AFAS Profit mogelijk te maken. Door de functies te begrijpen en de best practices op te volgen, kan je het volledige potentieel van jouw gegevens benutten. Ook kan je weloverwogen beslissingen nemen en concurrentievoordeel opdoen op de markt. Omarm dus de kracht van AFAS en haar software. 

Heb je nog vragen of opmerkingen over jouw data in AFAS en hoe je dit er goed uit krijgt? Neem vooral contact met ons op, want we helpen je graag!